2. Persyaratan Permohonan Legalisasi
Permohonan legalisasi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
(1) Stempel instansi pemberi legalisasi beserta tanda tangan personil terkait telah terdaftar di Kedutaan Besar / Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok dan sesuai dengan format yang telah ditentukan.
(2) Isi dari dokumen adalah benar dan sah, dan tidak memuat hal yang bertentangan dengan hukum Tiongkok ataupun unsur yang dapat merugikan kepentingan Negara dan masyarakat Tiongkok.
(3) Dokumen yang diajukan untuk dilegalisasi, jika lebih dari satu lembar, maka perlu disegel dengan segel lilin, dijilid dengan diberikan stempel halaman silang atau stempel emboss atau cara lainnya untuk menghindari mudah ditukarnya dokumen.
Warga negara Tiongkok ataupun warga negara asing di Indonesia dapat mengajukan permohonan legalisasi. Bagi warga negara Tiongkok yang tidak dapat datang secara langsung ke Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok untuk menandatangani akta (pengurusan notarisasi), Anda dapat mengajukan permohonan legalisasi akta tersebut sesuai dengan prosedur legalisasi. Akta yang dilegalisasi memiliki kekuatan hukum yang sama dengan akta notarisasi.
3. Prosedur Permohonan Legalisasi
(1) Pemohon mengajukan permohonan notarisasi ke instansi yang berwenang di Indonesia.
(2) Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris dilegalisasi ke Kementerian Hukum dan HAM dan kemudian ke Kementerian Luar Negeri Indonesia.
Alamat Kementerian Hukum dan HAM Indonesia : JL.H.R.RASUNA SAID KAV.4, JAKARTA, INDONESIA
Alamat Kementerian Luar Negeri Indonesia : JL.TAMAN PEJAMBON NO.6, JAKARTA, INDONESIA
(3) Dokumen tersebut kemudian diajukan ke Kedutaan Besar / Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok di Indonesia untuk dilegalisasi.
4. Persyaratan Kelengkapan Dokumen untuk Permohonan Legalisasi
(1) Formulir Permohonan Legalisasi di Kedutaan Besar / Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok yang telah diisi secara benar, lengkap dan saksama.
(2) Jika pemohon mengajukan permohonan legalisasi dokumen perorangan, harus menyertakan paspor asli dan fotokopi serta dokumen izin tinggal atau visa yang masih berlaku; Jika pemohon diwakilkan, maka harus menyertakan identitas yang mewakili dan fotokopi identitas pemohon yang masih berlaku. Jika dokumen yang diajukan untuk legalisasi berhubungan dengan hal penting, saat permohonan harus disertai surat kuasa yang memiliki kekuatan hukum dari pemohon; Untuk permohonan legalisasi dokumen perusahaan, harus disertai identitas dari yang mewakili perusahaan, surat kuasa dari perusahaan, fotokopi paspor penanggung jawab (pemilik) sah perusahaan, serta dokumen yang membuktikan identitas penanggung jawab sah perusahaan, serta dokumen yang membuktikan identitas penanggung jawab sah perusahaan.
(3) Dokumen yang telah dilegalisasi oleh Kementerian Luar Negeri Indonesia, asli dan fotokopi masing-masing 1 lembar.
(4) Dokumen-dokumen lampiran lainnya yang dianggap perlu oleh Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok.
5. Cara Pengajuan Permohonan Legalisasi
(1) Pemohon dapat mengajukan permohonan legalisasi dengan datang langsung ataupun diwakilkan. (Untuk permohonan legalisasi Surat Keterangan Belum Menikah, pemohon harus datang secara langsung ke Kedutaan Besar / Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok untuk pengajuan.)
(2) Permohonan legalisasi dapat diajukan tanpa membuat janji terlebih dahulu.
(3) Jika diperlukan, akan dilakukan proses wawancara dengan pemohon.
6. Hal-hal yang harus diperhatikan
(1) Mengenai legalisasi dokumen yang telah diterjemahkan ke Bahasa Mandarin atau Bahasa Inggris di Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok, dokumen asli dalam bahasa Indonesia harus diterjemahkan ke bahasa Mandarin atau Inggris oleh lembaga jasa penerjemah yang diberi kuasa oleh Kementerian Hukum dan HAM Indonesia, baru kemudian dilegalisasi di Kementerian Hukum dan HAM dan Kementerian Luar Negeri Indonesia.
Bentuk dan teks penerjemahan dokumen dalam Bahasa Mandarin atau Bahasa Inggris harus akurat dan setia pada bahasa sumber (Bahasa Indonesia), tidak diperbolehkan adanya penambahan, penghapusan dan pengubahan terhadap teks.
Terhadap isi dokumen yang berhubungan dengan nama Mandarin yang bersangkutan, jika dapat ditunjukkan bukti yang berlaku, nama Mandarin ditandai sebagai tambahan di belakang nama Indonesia, tetapi tidak diperbolehkan untuk langsung menerjemahkan nama Indonesia menjadi nama Mandarin.
(2) Jika yang bersangkutan tidak dapat mengurus sendiri legalisasi dokumen yang berhubungan dengan warisan, penghibahan aset, peralihan hak atau jual beli rumah, termasuk dokumen-dokumen lain yang berhubungan dengan kegiatan bisnis dan perdagangan atau hal-hal penting lainnya ke Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok, maka dapat diwakilkan dengan disertai surat kuasa yang memiliki kekuatan hukum kepada yang mewakili.
(3) Berdasarkan peraturan instansi terkait di Tiongkok, dokumen Surat Keterangan Belum Menikah yang akan digunakan di Tiongkok Daratan untuk pendaftaran pernikahan memiliki masa berlaku selama 6 bulan dari tanggal surat keterangan tersebut diterbitkan. Oleh karena itu, dokumen yang telah lewat masa berlaku 6 bulan, harus diajukan kembali permohonannya; Dokumen notarisasi untuk pengurusan adopsi seperti surat keterangan kondisi pernikahan, catatan kesehatan dan surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) dengan tanggal penerbitan yang telah melebihi 6 bulan, maka tidak dapat dilegalisasi.
(4) Apabila terdapat salah satu dari keadaan sebagai berikut ini, maka legalisasi tidak dapat diproses oleh Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok:
a. Stempel dan tanda tangan yang ada pada dokumen adalah tidak benar;
b. Stempel dan tanda tangan pada dokumen belum terdaftar, atau tidak sesuai dengan yang terdaftar;
c. Stempel, tanda tangan, cara jilid dan masa berlaku dokumen tidak sesuai dengan peraturan dan persyaratan dari instansi yang mengeluarkan dokumen dan instansi yang menggunakan dokumen tersebut;
d.Terdapat unsur yang merugikan kepentingan Negara dan masyarakat umum Tiongkok;
e. Keadaan lainnya sehingga tidak dapat diproses permohonan legalisasi konsuler.
(5) Dokumen yang telah dilegalisasi oleh Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok tidak dapat diubah atau ditukar. Jika pemohon mengubah atau menukar sendiri, maka legalisasi konsuler menjadi tidak berlaku, serta segala masalah dan tanggung jawab hukum yang timbul sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemohon.
(6) Kedutaan Besar/ Konsulat Jenderal Republik Rakyat Tiongkok hanya menerima dokumen dengan ukuran kertas A4 standar internasional atau kertas dokumen resmi Indonesia, ukuran kertas yang tidak sesuai dengan ketentuan tidak akan diterima.
(7) Diharapkan pemohon datang mengambil dokumen yang telah dilegalisasi tepat waktu. Jika pengambilan tidak dilakukan dalam batas waktu 3 bulan, maka dokumen tersebut akan dimusnahkan dan akan mempengaruhi pemohon dalam pengajuan legalisasi dokumen berikutnya, sehingga resiko yang timbul kemudian sepenuhnya menjadi tanggung jawab pemohon.
7. Biaya Legalisasi
· Dokumen perorangan Rp. 200.000,- / dokumen
· Dokumen perusahaan (urusan komersial) Rp. 350.000,-/ dokumen
· Biaya tambahan untuk proses super kilat Rp. 300.000,- / dokumen (diambil pada hari berikutnya)
· Biaya tambahan untuk proses kilat Rp. 200.000,- / dokumen (diambil pada hari ketiga )